Кайдзен что это? Примеры из практики – просто о сложном (принципы и элементы)

Кайдзен что это по-русски, и можно ли внедрить японскую философию в российских компаниях? Расскажу на примере своей компании, какие элементы и принципы позволили выйти в мировые лидеры.

Содержание

• Кайдзен –  это просто или сложно?
• Элементы Kaizen
• Принципы постоянного совершенствования
• Кайдзен что это по-русски – пример из практики
• Kaizen в медицине
• Бывает ли  Кайдзен в жизни?

Кайдзен –  это просто или сложно?

Кайдзен что это? Это бесконечный путь саморазвития и совершенствования. Не зависимо от места, где находитесь: дома или на работе. Улучшать все и всегда – вот смысл японской философии.

С японского языка иероглиф Kaizen обозначает «изменение к лучшему».  Можно перевести с  английского “Change” изменить,   “Good” – хорошо. Этот образ мышления сформировался в Японии после второй мировой войны и лег в основу системы Бережливого Производства. Почитать подробнее о этом   можно тут .

В России этот подход стал известен и применяться на российский предприятиях с 1990 годов.

Суть проста в понимании, но сложна в исполнении.

Предполагается безостановочная работа над улучшениями внутри себя и вокруг себя. Одно улучшение должно следовать за другим, и так по спирали вверх. Расширяя свои возможности и вырастая как личность. Девиз такой философии: «Вперед и вверх!»

Считается, что Кайдзен – это не только управленческий инструмент, но и так можно охарактеризовать стремление к саморазвитию. Улучшая свой характер, или привычки, возможно, тело – Вы тоже живете по принципам Кайдзен.

Если дело касается производства или любой другой сферы деятельности, то Kaizen – отличный инструмент для победы в конкурентной борьбе (почитать можно в отдельной статье, как бороться с конкурентами).

Элементы Kaizen

5 основных элементов:

1. Командная работа
2. Индивидуальная дисциплина
3. Высокий моральный дух
4. Рабочие группы по улучшению
5. Инновации

Эти составляющие пронизывают всю организацию, затрагивают всех сотрудников.

Рассмотрим на примере каждого элемента:

Командная работа

• Для того чтобы воспитать команду нужно пройти очень много изменений. Начнем с руководителя. Обучиться управленческим функциям: определять цели, как ставить задачи, контролировать, делегировать и мотивировать сотрудников. Научиться давать обратную связь. Благоприятный климат в коллективе зависит в первую очередь от организации работы.
• Затем сплотить коллектив единой задачей, возможно единой мотивацией.
• Не забыть про командообразующие мероприятия.

Статьи по теме: как стать лидером в коллективе , успешным руководителем , как правильно делегировать.

• Командная работа в данном контексте подразумевает, что сотрудники работают на единый результат. Помогают друг другу. Значит, одним из пунктов к улучшению, будет создание корпоративной этики.
• Корпоративное поведение, правила, этика. Понимание и следование стратегии и миссии компании.

Индивидуальная дисциплина

Кроме перечисленных пунктов, на самодисциплину будет влиять:

• Контроль за «рисковыми» моментами. Например, за опозданием, или приход на место после обеденного перерыва.
• Фотография рабочего дня помогает понять, как можно работать эффективнее.
• Внедрение системы 5S (можно почитать про примеры тут)
• Адаптационные мероприятия для новичков. Школа наставничества.

Высокий моральный дух

• Система мотивации (Об этом в статье) .  Каждый сотрудник должен понимать, как он может повлиять на свой доход. Что нужно для этого сделать.
• Сплоченный коллектив будет укреплять хорошее настроение.
• Система оценки удовлетворенности работой
• Возможность карьерного роста. Наличие кадрового резерва. Только здесь нужно сделать оговорку – передвижение по служебной лестнице должно быть прозрачным и понятным всем участникам процесса.
• Возможность корпоративного обучения

Рабочие группы по улучшению

Kaizen в этом элементе подразумевает проектную работу. Все, что связано с улучшением процессной деятельности. Кайдзен-проект может быть локальным и глобальным. На каждый проект подбирается рабочая группа. Которая состоит из экспертов смежных подразделений, линейного руководителя и руководителя проекта.

Совершенствования затрагивают все слои

• Оптимизация процессов во всей организации
• Возможность пройти обучение по оптимизации (как оптимизировать – можно почитать тут)
• Оптимизация локальных процессов, в «своем» подразделении. Значит, улучшение и ускорение собственной работы.
• Возможность повышения своих компетенций, экспертности, за счет оптимизации многих проектов компании в составе рабочих  групп кайдзен-проекта.

Кружки качества, так называет в книге ««Кайдзен: ключ к успеху компаний Японии»» Масааки Имаиа рабочие группы.

Инновации

Смысл данного элемента –  в участии  в инновационном движении каждого сотрудника. А для этого надо:

• Наличие в компании системы работы с инициативными предложениями.
• Лидер внедрения
• Умение прислушиваться к сотрудникам.

(Тема настолько обширна, что посвящена отдельная статья почитать подробнее).

Кайдзен – что это за принципы такие? Как они дополняют элементы?

Принципы постоянного совершенствования

Если элементы затрагивают развитие в широком смысле «всё и вся», то принципы подразумевают отношение к работе в частности. Которое тоже надо воспитать.

3 основных принципа:

1. Рабочее место по 5 S, в том числе Гемба (обширная тема для руководителей)
2. Выявление и устранение потерь (в статье подробно, как найти потери и что с этим делать)
3. Стандартизация

Рассмотрим подробнее:

Принцип 1

Содержите свое рабочее место по 5 S. Когда каждый сотрудник в организации будет придерживаться подхода «Сортировать. Соблюдать порядок. Содержать в чистоте. Стандартизировать. Совершенствовать.», тогда и вся организация в целом будет в идеальном состоянии. Что, несомненно, скажется на росте доходов.

Подход Гемба напрямую относится к руководителям. Возьмите на вооружение эту замечательную практику, ходить «в процесс» и видеть все своими глазами. Выход в Гемба позволяет выявить проблемы в самом начале их возникновения и решить до возможной критической ситуации.

Принцип 2

Все сотрудники, включая руководителей, должны понимать, что такое потери. Как их выявить (В отдельной статье описан один такой подход к выявлению потерь – 5 Почему)

Главное, как с ними бороться. (Возможно, примеры  и как построить Диаграмму Исикавы, тоже пригодится)

В компании нужно продвигать лояльность к ошибкам. Чтобы сотрудники признавались в своих промахах сразу при возникновении. А не когда затрачены огромные средства на исправление ошибок.

 Приведу цитату из источника: «Компьютерный инжиниринг» (Санкт-Петербург, 2012).

Исправление одной-единственной ошибки на различных стадиях подготовки производства, согласно аналитической записке, сделанной компанией Gartner Group около двадцати лет назад, на дистанции от концептуального проектирования до серийного производства может возрасти в миллион раз:

• $1 — концептуальное проектирование;
• $10 — конструкторская проработка изделия;
• $100 — изготовление макета изделия;
• $1 000 — проектирование технологической оснастки;
• $10 000 — изготовление оснастки;
• $100 000 — выпуск опытной серии;
• $1 000 000 — серийное производство.

Или еще пример дорогостоящей ошибки:

Авария Шаттла в 2003 году, когда погибли 7 астронавтов. При выяснении причин – установлена человеческая ошибка: «некачественный крепеж огнеупорной облицовки аппарата».

Исходя из этих данных – экономичнее прививать культуру работы с ошибками «Как это можно исправить и не допустить в будущем», а не «кого наказать». Параллельно развивая инновационную деятельность.

Принцип 3

Этот принцип подразумевает логичное завершение цикла оптимизации бизнес-процесса  и создание стандартов для обновленного результата.

Создание новых карт процесса, документирование лучшего состояния процесса. Создание стандартов, как для операции, так и для поведения. Например, стандарт телефонных переговоров.

Возможно, ли это все выполнить на практике?

Кайдзен что это по-русски – пример из практики

Практический пример применения инструмента непрерывного улучшения в российской компании (1 место в России в профессиональном  рейтинге по итогам 2019г.)

Работая в сфере Бережливого производства, наша организация соблюдала следующие принципы совершенствования:

Лицом к клиенту

В первую очередь ориентируемся, на то, что важно клиенту. Что приносит ценность именно клиенту.

Высокий клиентский сервис

Наличие внутренних клиентов и внешних. Внутренние – это коллеги, с которыми мы делаем общее дело на благо клиентов. Это смежные, а не противоборствующие подразделения (как было до внедрения Производственной системы) На мой взгляд, наличие внутренних клиентов – это прорыв. И первый шаг к наличию сплоченной команды.

Уважение сотрудников

Прислушиваться к мнению сотрудников и дорожить предложениями, вот основа совершенствования любой компании. Отсюда вырастает инновационная деятельность. Внедрение рационализаторских предложений несет мощный экономический эффект любому бизнесу.

Сплоченная команда

Совместными усилиями решаются любые, подчас самые сложные бизнес-задачи проще, чем единолично. Ориентация на помощь коллег и руководителя.

Четкие цели и контроль

Большое внимание уделяется управленческим  функциям: обучения, семинары, внутренние тренинги, приглашение международных гуру, таких как Ицхак Адизес, профессор экономики Нуриэль Рубини, доктор философии Джанелл Барлоу.

Про роль руководителя – скажу отдельно. Огромное внимание уделялось воспитанию и обучению руководителей. Да именно, воспитанию. Ведь часто так бывает, что человек продвинулся по служебной лестнице, стал начальником не имея управленческого опыта,  не заканчивая курсов менеджмента. И тогда тренинги по управлению ценились очень высоко.

Мне приходилось проводить подобные обучения и перескажу из первых уст отзывы руководителей, как этого им не хватало раньше. Таких азов, которые улучшают взаимодействие в коллективе, и повышают выполнение бизнес показателей.

Подскажу отличный инструмент для контроля над процессом и участниками – доска канбан. Как ею пользоваться  читайте отдельно.

Непрерывное обучение

Развивается каждая профессиональная сфера – тесты, опросы, тренинги. Обучение во всех формах – семинары, тренинги, презентации.

Мотивация сотрудников

Мотивационная система состояла из многих KPI. Что стимулировало не только для достижения плана, но и для саморазвития и инновационной деятельности. Ориентация на результат достигается сквозными KPI: у руководителей коэффициент напрямую завязан с выполнением показателей у команды.

По теме можно почитать: о KPI с примерами, что такое KPI для сотрудников.

Уделялось много внимания нематериальной мотивации. (о множестве вариантов нематериальной мотивации можно почитать здесь)

Корпоративная культура

Много внимания уделялось миссии и  стратегии компании. Каждый сотрудник должен знать, что позиционирует организация, в которой он работает. Если Вы стоите на пороге глобальных улучшений и еще нет ни миссии, ни стратегии, ни УТП, то скажу, что специализируюсь на данных бизнес проектах и предлагаю помощь в написании.

Методы оценки для совершенствования

Не только объективные: цифры выполненных показателей, оптимизированные процессы, количество обученных сотрудников. Но и субъективный метод самооценки по многим параметрам.

Для контроля, чтобы процесс Кайдзен не останавливался,  существует множество управленческих инструментов. Чек-листы, сертификации индивидуальных сотрудников и сертификации подразделений в целом. Оценивается командная работа.

Применяются доски визуализации и ежедневные летучки.

Рабочие группы по оптимизации бизнес-процессов

Сначала проводилось обучение инструментам Бережливого Производства, потом закреплялся проект. Самыми первыми обучала линейных руководителей, а уже потом рядовых сотрудников.  В рабочие группы входили эксперты, линейный менеджмент, и я, как руководитель проекта.

Этот великолепный опыт позволил в корне изменить и мой характер и мою жизнь. Но каждый проект имеет срок жизни, проект закончился и централизовался с сокращением штата.

В целом, в крупнейшей российской компании, внедрено множество составляющих элементов, которые позволяют развиваться каждому сотруднику ежедневно. В совокупности, это позволило вырваться на лидирующие позиции в мировых рейтингах, и многократно повысить прибыль.

Опыт последних лет показывает, что Kaizen можно применять не только в крупнейших компаниях, но и в локальных бизнесах. Бизнесмены и предприниматели обращают свой взор на Бережливое Производство. И это правильно, ведь для увеличения рентабельности, не важно,  чей это   инструмент – американский, японский, главное, чтобы он работал.

Kaizen в медицине

Российская медицина также обратила взор в эту сторону и применяет элементы Производственной системы. Кайдзен помогает значительно повысить качество медицинских услуг за счет совершенствования во многих направлениях.

Принципы, по которым начинают работать российские медики:

• Максимум внимания каждому пациенту
• Совершенствование всех процессов оказания медицинских услуг
• Обучение всего медицинского персонала
• Рабочие группы по работе над проектами
• Дисциплина каждого медицинского работника

Отличное начало. Просто надо понимать, что бесплатная медицина окостенела, и добиться результата за короткие сроки, просто не получится. Да и потом, эта огромная структура, которая имеет много тысяч структурных единиц и огромное количество сотрудников. Однако есть хороший пример для подражания – платная медицина. Где с управленческим звеном, и с отношениями с пациентами все Ок.

Как пример начатых преобразований можно привести работу по системе 5 S в некоторых аптеках и поликлиниках. В Московской поликлинике провели хронометраж 2 врачей-терапевтов. Измеряли рабочее время в течение 2 недель. Получили структуру дня.

Результаты показали, что больше всего врач тратит на заполнение документации. Были принято ряд решений, который облегчат работу на участке и переориентируют с заполнения документов на основную деятельность – прием и внимание пациентам.

(Подробнее о фотографии рабочего дня можно почитать тут).

Начало положено.

Кайдзен в жизни

Многие и подразумевают, что их жизнь на самой деле, сплошной Кайдзен😉

Это, прежде всего, саморазвитие. Как уже ясно, беспрерывное совершенствование себя и своих навыков. (Подробно, с чего начать саморазвитие можно почитать тут). Впрочем, тот, кто вкусил аромат победы над собой, трудится на этом поприще постоянно.

Примеры в домашней сфере, кроме саморазвития:

• Домашний тайм-менеджмент. Особенно актуальная тема для мам с маленькими детьми. Когда круглыми сутками убираешься, готовишь, гладишь, занимаешься с детьми. А на себя катастрофически не хватает времени.
• Или, например, обучение семейной финансовой грамотности.
• Возможное распределение обязанностей в домашних делах, быту.
• Составление логистики в поездках по магазинам.
• Планирование и осуществление путешествий.

Все, что приносит улучшения каждый день.

Поэтому, отвечая на вопрос:  «Кайдзен что это для бизнеса – прорыв или риск?». Живая практика показывает и выход в мировые лидеры доказывает – что это, несомненно, прорыв. Считаю, что эта философия – динамично развивающая успешная жизнь во всех сферах.

С верой в Ваш успех, Светлана Васенович©

P.S. Предлагаю прочесть мою бесплатную  инструкцию по развитию собственного дела – Рестайлинг твоего бизнеса.

P.S.S.  !!! Для любителей плагиата!!!  Прежде чем копировать материалы с сайта Ген Успеха убедительно прошу прочитать информацию и хорошенько подумать!!! ©