В этой статье ответим на вопросы: доска Канбан что это? Почему это инструмент командной и личной эффективности? Как применить на практике? Почему с ним результат работы команды лучше? Будем говорить об узком инструменте управления командной работой, без применения специальных программ, языком практики. Эффективность работы в 3 простых шагах!
Содержание
- Доска Канбан что это, как применить на практике?
- 3 простых шага для командной эффективности
- Kanban-доска: пример применения в бизнесе
- Канбан-доска – пример использования в личных целях (видео)
Люблю разные управленческие инструменты, собираю, применяла, как руководитель, применяю, как бизнес-тренер. Так как мой блог основан на практическом применении, то спешу поделиться и этой информацией.
Доска Канбан что это, как применить на практике?
Доска Канбан является частью японской системы Канбан, которую изобрели и применяли в корпорации Toyota. Это часть Бережливого Производства, своеобразная сигнальная система о ходе выполнения работ.
Углубляться в теорию и историю не буду (об этом можно почитать отдельно в статье о Лин-технологиях), остановимся на практической составляющей.
Сразу оговорюсь, здесь не будет сведений о системе Agile, ни о специализированных программах. Только ручное управление результатом. То, как делаю сама.
Кому будет полезно? Акцент на пользе применения в любой деятельности:
- Маркетинге,
- Продажах,
- Управление проектами,
- В сфере Бережливого Производства,
- На производстве,
- IT-индустрии (именно там любят разные примочки, программное обеспечение, но сегодня не о них)
Преимущества
- Простота использования (нужны всего лишь маркерная доска или обычная пробковая и пачка стикеров);
- Возможность прояснить цели и увидеть приоритетные задачи;
- Создание целостного представления о рабочем процессе;
- Новая задача поступает в работу только после закрытия предыдущей;
- Положительные эмоции от видимых результатов своей работы за счет перемещения стикера в блок «Выполнено»
- Можно использовать множество ролей, что незаменимо при командной работе
В основе лежит главные вещи – визуализация и ограничение сроков выполнения, планирование и приоритеты. А также облегчает целеполагание по SMART (подробнее, с примерами о “конкретной” постановке цели можно прочитать тут).
Принципы работы
Очень трудно браться за неизвестные задачи. Мозг лучше воспринимает конкретную задачу. Самый главный принцип визуализация. Второй принцип – это ограничение по срокам. Ведь человек, не имея жонглерских навыков, подбрасывая, может удержать в руках, 2 предмета, а 3 уже будет падать. Так и наше внимание, лучше работает, сосредоточившись на каком-то одном действии. Принцип работы системы Канбан – последовательность выполнения задач.
С помощью этого инструмента визуализации легче даются управленческие функции.
- Во-первых: задачи и срок, как на ладони. Ясны всей команде, и нельзя сказать: «Мол, не знал, не моё…»
- Во-вторых – для контроля нужно совсем немного времени, если ввести в рабочий ритм привычку работать с такой доской.
- В-третьих – видны трудности, заминки, возможный срыв срока.
Поэтому и результат работы команды лучше.
Попробуем?
Для выполнения техники нам понадобится магнитная доска. Если ее нет, лист ватмана, в конце концов, если это в домашних условиях, обратная сторона обоев.
Расчертите на 3, или на 4 части (общий принцип)
| Deadline проекта (срок реализации/исполнения) | |||
| Все задачи проекта | Задача на неделю | Задачи на сегодня | Выполнено |
3 простых шага для командной эффективности
Шаг 1
Напишите все шаги предстоящего проекта. Под проектом (условимся понимать) любую цель. Это может быть любая рабочая задача – скажем, выполнить план продаж своего отдела/магазина. Или масштабировать бизнес. Предположим, увеличить эффективность бизнеса. Возможно, например, личная задача – подготовить ребенка к школе.
Если это глобальная задача – посидите, продумайте крупные вехи для достижения цели.
Например: Увеличить эффективность бизнеса.
- Определить текущее состояние:
- Собрать статистику
- Оцифровать цель и сроки
- Выделить ресурсы
И т.д. пишите, все, что приходит в голову. Можно пока просто в ежедневнике. Выбирайте тот формат, который удобен.
Важно понимать, что любая, на первый взгляд сложная цель, разбивается на составляющие. Ответьте себе на вопрос, к какой дате нужно выполнить, исполнить задуманное.
Любой список можно добавлять и расширять. Это и есть главный принцип Канбана – визуализация. Стоит только выложить на бумагу вехи, возникают идеи или вопросы, на которые нужно найти ответы. (Еще больше о визуализации в личной жизни можно почитать отдельно).
Нам сейчас важно понять, как это работает. И заодно получить пользу, укладывая в голове и раскладывая на подпункты свою цель.
У кого то, это может быть большой список, у кого-то совсем маленький. И по срокам, проект бывает растянут на месяца, а бывает, на неделю.
Я всегда пишу в 2 вариантах – в таблице Excel и на стикерах (кратко). Так же и мы будем делать. Если кому-то удобно, можно и на бумаге, конечно, но я советую в Excel. Это просто, всегда под рукой, не надо искать бумагу, где записать, и формат поддерживается всеми устройствами.
Шаг 2
Расположите задачи по приоритетам
Для того чтобы определить приоритет задайте себе вопросы:
- Что приведет быстрее к цели?
- Без каких шагов цель не будет достигнута?
- Какая задача даст максимальный эффект для достижения цели
Шаг 3
Составьте пошаговый план, если задачи сложные. Вот теперь начинаем работать непосредственно с доской Канбан.
Расположите задачи на первой колонке. Во второй колонке первостепенные шаги на «сегодня». При выполнении задачи переносите клейкую бумажку в столбик выполнено.
Всё.
Нет жесткого формата. Только 3 колонки и все. Можно добавлять дополнительные столбцы, под свои индивидуальные задачи. Не обязательно вывешивать все шаги проекта на доску. На что это будет похоже, особенно если проект большой и много участников.
Можно добавить колонку «Зависло», или «Припаркуем». Это те задачи, при решении которых возникли трудности. Тогда будет ясно, при первом взгляде на общую картину, возможные трудности. Необходимость подключать помощь, добавлять ресурсы.
Если команда большая, то рекомендуется применять стикеры разного цвета. У каждого сотрудника будет свой, закрепленный цвет. Такая визуальная картина позволяет взглянуть на проект сверху.
Kanban-доска: пример применения в бизнесе
Если скажем, рабочая цель для отдела продаж в сфере b2b: заключить определенное количество договоров. То список общих задач может быть:
- найти базу клиентов
- написать сообщения
- обзвон
- назначение встреч
- встреча
- договора
- работа с отказами
- дожим
И т.д.
На доске Канбан можно выложить весь список, а можно и детализировать. Не забудьте прописать deadline.
Возможно, будут интересны статьи по управлению продажами (практический подход): про – холодный звонок, возражения, потребности, конверсия, какие бывают техники продаж.
В отделе, скажем, 5 менеджеров по продажам. У каждого свой круг обязанностей и определенный цвет для заметок. Вытягивайте персональные задачи в длину, расположив ФИО специалистов по вертикали.
В системе Канбан, в Бережливом Производстве – это называется вытягивание потока. Принцип – не хвататься за все задачи сразу, а выполнять постепенно, по одной. Отдается приоритет одной завершенной задаче, чем двум начатым вопросам.
Доска Канбан применяется в оптимизации процессов, что это дает рабочей группе? Понимание дальнейших работ, соблюдение сроков, предотвращения рисков. Планирование пилотного проекта и визуализация результатов.
Подробнее можно почитать про оптимизацию процессов.
Можно потренироваться
- Подготовить доску, ватман, цветные стикеры. Расчертите 3 секции – задачи на неделю – задачи на сегодня – выполнено.
- Написать задачи в своей сфере деятельности на ближайший месяц (в Excel). В первом столбце слева.
- Назначьте срок исполнения своей задачи (в шапке таблицы).
- Напишите на стикерах задачи на неделю. Разместите на доске.
- Переместите нужные стикеры на «задачи на сегодня».
- При выполнении задачи переносите стикер в крайнюю правую колонку «Выполнено»
Канбан-доска – пример использования в личных целях (видео)
Доска Канбан это не только командный результат. Хорошо применять и в личных целях, и в учебе. Там, где стоит множество задач и ограничен срок.
Иногда, этот метод называют системой личной эффективности Канбан. В статье привожу разные примеры, так как у всех разные сферы деятельности.
Например, подготовить ребенка к школе. Задачи могут быть: Научить читать. Купить букварь. Скачать обучающее приложение. Найти репетитора. И т.д.
У этой цели срок исполнения длительный. Если вести всё это на бумажках, то есть риск потерять половину. А так все видно, что сделано, что еще надо сделать. Доску можно импровизированную сделать – хоть на лист А4. А прикрепить можно на обратную сторону двери.
Кстати, есть статья: “как стать более успешным человеком” – почитайте, интересно.
На видео снят пример личного использования системы Канбан. Острая необходимость возникла, когда я решила стать фрилансером.
Надеюсь, мне удалось показать практическую пользу и ответить на вопрос: «Доска Канбан что это?». Применяйте в своей деятельности, и пусть управление бизнесом приносит только радость.
С верой в Ваш успех, Светлана Васенович. ©
P.S. На досуге почитайте мою бесплатную инструкцию по развитию собственного дела – Рестайлинг твоего бизнеса.
P.S.S. !!! Для любителей плагиата!!! Прежде чем копировать материалы с сайта Ген Успеха убедительно прошу прочитать информацию и хорошенько подумать!!! ©
