Хронометраж рабочего времени – образец заполнения и примеры от практика

Hronometraj-rabochego-vremeni

Занимаясь Бережливым Производством, часто приходилось инициировать фотографию рабочего дня и самой делать хронометраж рабочего времени — образец заполнения можно скачать ниже.  Множество примеров могут помочь понять, как работает этот очень полезный и эффективный инструмент для нахождения временных потерь.

Содержание

Хронометраж рабочего времени – коротко о главном

Прародителем хронометража считается русский ученый биолог Александр Любищев.  56 лет своей жизни методично записывал все свои занятия. На что тратил время  эффективно, где можно уменьшить потери. Подробно почитать можно в книге про выдающегося профессора Даниила Гранина «Эта странная жизнь»

Представляете, человек вел учет своего времени 56 лет!!!

А уже тайм-менеджмент вырос из техники фотографии рабочего дня в полноправную отрасль.

В своей деятельности, работая в сфере Лин-Технологий, применяла и этот эффективный инструмент для решения бизнес-задач. Более подробно обо всех инструментах Бережливого Производства можно прочитать здесь.

Суть метода проста – инвентаризация своего рабочего времени,  измерение продолжительности операции по отдельности и рабочего дня в целом. Может применяться локально, для подпроцессов и этапов бизнес-процесса. И для снятия фотографии рабочего дня специалиста.

Результат – сокращение потерь и повышение продуктивности.

Для чего нужна фотография рабочего времени?

Для определения эффективности собственной работы, производительности. Актуально и  бывает полезна, для руководителей любого звена (отдельно, в статье приведены примеры практического использования при фотографии рабочего дня руководителя).

В качестве инструмента самоанализа и в качестве метода оценки эффективности работы своих сотрудников.

Цели хронометража

  • Для понимания структуры участка, например, для дальнейшего составления матрицы компетенции
  • Для понимания доли потерь в общем рабочем дне (описание всех возможных вариантов потерь с примерами в отдельной статье)
  • Насколько эффективны предпринятые управленческие решения

Приведу пример из практики. Цель замеров структуры рабочего времени была уменьшение переработок. Изначальная ситуация: в неком отделе сотрудники беспощадно работали до 22, а то до 23 часов (при нормированном 8 часовом дне).

Было предложено провести фотографию рабочего дня у всего отдела, проанализировать и дать рекомендации для улучшения ситуации.

Primeri-zapolneniya-hronometraja

Процент продуктивности, как на ладони: чем занимается человек, и структура занятий  и время. Весьма полезен хронометраж при сдельной оплате труда. Сами сотрудники могут сознательно и без искажений замерить свой рабочий день. Они заинтересованы в том, чтобы увеличить свою производительность. А значит, и повлиять на оплату труда. В других сферах, где оплата труда почасовая, такая оценка деятельности весьма полезна руководителям для применения.

Цели могут быть разные, от сокращения цикла производственного бизнес-процесса, до перемещения людей внутри структуры.

По одной фотографии рабочего дня можно определить квалификацию сотрудника. В будущем, возможно, понаблюдать и записать в кадровый резерв. Это объективная оценка труда. Факты, с чем не поспоришь. Полученный анализ — отличное подкрепление при составлении общей карты процесса (про картирование можно почитать отдельно).

 Способы проведения фотографии рабочего времени:

  • Участниками процесса
  • Сотрудников вне процесса (наблюдателями)
  • В программе (автоматический).

В некоторых случаях, когда есть возможность выгрузить статистику времени по операциям в ПО, то можно совмещать данные «ручной» обработки и автоматической.

Как проводить  хронометраж зависит от целей и структуры рабочего дня специалиста, от участка, от должности. Также от количества замеряемых сотрудников.

Хронометраж можно провести вы двух плоскостях:

  • Вертикальный – бизнес-процесс и много ролей сотрудников (может охватывать не один день, а более длительные сроки)
  • Горизонтальный – один рабочий день одного сотрудника.

Виды хронометража бывают

  • Моментальный хронометраж – это определение времени, на каком то участке. Сколько времени занимает этап процесса.
  • Фотография рабочего дня – замеры всего дня «от звонка до звонка».

Хронометраж рабочего времени — правила

На методику фотография рабочего дня есть возможность повлиять. Растянуть или наоборот, уменьшить замеряемое время. Исходя от  внутренних целей сотрудника.

Fotografiya-rabochego-dnya

Важные рекомендации:

Поэтому, исходя из практического опыта, скажу, что объективнее всего замерять посторонними людьми. Самостоятельные замеры собственного времени проводить тем людям, которые сами заинтересованы в своей продуктивности. Если работает команда и нужен длительный период хронометража. Плюс предстоит большое количество процессов или сотрудников для анализа времени — используйте доску канбан, чтобы не пропустить что-то важное и не запутаться.  Подробнее о доске-канбан визуализации задач можно прочитать здесь.

Однако, справедливости ради, скажу, что не всегда, получается, найти человеческий ресурс и замерять большое количество сотрудников. Особенно при массовых проектах.

Выход – рассказать, мотивировать сотрудников перед началом. Снять страх. Почему то блуждает миф – фотография рабочего дня – это начало сокращений.  Люди боятся перемен, и это тоже надо учитывать. Нельзя допустить психологического давления «человека с секундомером».

Приведу пример.

Когда мы проводили хронометраж рабочего времени – предварительно разговаривали с сотрудниками. Подробно объясняя, зачем, как и почему. В нашем случае, фотография рабочего дня делалась для того, чтобы уменьшить переработки и длительные задержки после окончания рабочего дня.  То есть благое намерение, и столь значимая причина, помогла эффективно сделать замеры своего личного времени в индивидуальном порядке.

Правила:

  1. Объяснить цель, причину. Заручиться поддержкой и доверием сотрудников. Это позволит снизить риски сознательного или несознательного влияния участников процесса на длительность совершения операций;
  2. Рассказать, как нужно делать;
  3. Замеры не менее 3 дней, а лучше – 5 рабочих дней;
  4. При обработке результатов время перевести в единое измерение (с минуты или секунды, зависит от технических характеристик бизнес-процесса);
  5. Перевести время в проценты.

 Подготовка

Независимо от должности и сферы, где проводится фотография рабочего дня – нет различий. Будет ли это хронометраж у бухгалтера, или у медицинского работника. Или может, мастер на участке в цехе готовится к мероприятиям кайдзен (подробнее об этом можно почитать отдельно). Подготовка одинаковая для всех профессий и участков.

Хронометраж это только инструмент, который позволяет оценить структуру и наполненность рабочего дня.

Подготовка к замерам рабочего времени в любой профессии. Заполнить бланк для замеров, согласно структуре наполнения рабочего дня —  операций и функций. До начала фотохронометража, опросите сотрудников на том участке, где предстоят замеры. Попросите просто вспомнить и перечислить по порядку все рабочие задачи.

Примерно это будет выглядеть так:

  • Пришел на работу в 9-00
  • Переоделся (подготовился)
  • Включил оборудование (компьютер, станок)
  • И так далее

Зафиксировать «крупными мазками» рабочие задачи, сделать свой шаблон. Не тратьте время,  не ищите готовый бланк с рабочими задачами. Даже близкие примеры придется корректировать под себя.

И последнее. Договориться с наблюдаемым об определенных знаках при переключении задачи. Придумать вешки – знак, голос, мимика. Особенно, если работа с документами. Наблюдатель не всегда понимает, когда специалист переключился с одной задачи на другую. А это может «смазать» общую картину.

Пример хронометража рабочего времени  — образец заполнения подготовлен в формате Excel. Как показывает практика, удобнее анализировать и сразу заполнять.

Скачать  файл «Хронометраж рабочего времени — образец заполнения»

Были случаи, когда некоторые специалисты не могли, по тем или иным причинам, заполнять сразу в предложенной форме. Тогда они распечатывали, от руки записывали. Вечером переносили данные в электронный файл.

Hronometraj-rabochego-vremeni-obrazec-zapolneniya

 Фотография рабочего дня пример

Приведу другой пример из практической деятельности. В одном подразделении обычные рядовые функции вызывали затруднения и длительную обработку у всех участников процесса.

В других, смежных подразделениях – этого не наблюдалось. Цель – выявить объективные причины и устранить сбой в работе.

Была проведена фотография рабочего времени у определенного количества сотрудников. В результате анализа выявились причины. Намечен план мероприятий, и через 2 недели работа была налажена, и как результат бизнес-показатели стали выше.

Анализ результатов

По своему практическому опыту, скажу, что легче всего анализировать с помощью круговой диаграммы. В файле для скачивания есть пример, где построена диаграмма.

Легче всего это сделать в Excel. Такие результаты удобнее всего предоставлять в отчете руководству или заказчику. Позволяет визуально взглянуть на рабочий день одного специалиста. Сравнить между собой такие диаграммы проще. Да и подготовке аналитических данных нет сложностей.

Главной целью анализа является выявление потерь и уменьшение часто повторяющихся операций, или неспецифических операций.

А что дальше?

После получения полной картины текущей ситуации закономерно встает вопрос: «Что можно сделать потом?»

Решения после проведения хронометража

  • Уменьшить потери
  • Ограничить время телефонных переговоров для некоторых должностей.
  • Собрать однородные занятия по блокам
  • Уменьшить незапланированные отвлечение путем отладки всего бизнес-процесса (об оптимизации  можно почитать, и что такое бизнес-процесс)

Zameri-rabochego-vremeni

Как итог мероприятия, заполняется план мероприятий по устранению дефектов и потерь, назначается сроки и исполнители. Все по SMART)). Подробнее про правильную простановку цели можно почитать отдельно.

Возможно, Вам будет интересна статья по теме:  увеличение производительности

Хронометраж рабочего времени  — образец заполнения

Для удобства подготовила два варианта:

Образец заполнения. Используйте, как пример для собственной сферы

Пустой бланк, который можно распечатать. Поля в файле Excel для заполнения минутами и секундами,  даны в формате «время», с двоеточием — 9:00

Hronometraj-rabochego-dnya

«Код работы» — столбец, в котором можно отображать обозначения часто повторяющихся операций.

Мне было удобно работать с цветовой гаммой, я отмечала цветом, чтобы потом легче анализировать.

Скачать  бланк для  фотографии рабочего времени можно по этой же ссылке. В одном файле, в формате Excel, но 3 разные страницы:

  • Бланк для заполнения (пустой, с шапкой)
  • Образец заполнения
  • Примечание

Как показано в файле «Hronometraj-rabochego-vremeni-obrazec-zapolneniya» можно сделать круговую диаграмму. Сгруппируйте рабочие задачи по характерному признаку и суммируйте время. Переведите в проценты. Затем постройте круговую диаграмму.

Отдельно скажу про лист «Примечание».

Часто встречается ситуация, когда сотрудник сам себя замеряет. Поэтому важно, на мой взгляд, поместить в файл примечание для специалистов.

Это было примечание, которое я использовала в своей работе. Можно откорректировать под свои задачи и область применения.

Примечание в образце для скачивания:

«Уважаемые коллеги!

Мы используем методику Фотография Рабочего Дня (или хронометраж, или ФРД), как в разрезе одного сотрудника, так и в компании в целом. Наиболее эффективными эти замеры могут стать лично для Вас. В результате качественно проведенной работы по созданию личной ФРД, Вы сможете ответить на вопросы:

  • На что я трачу свое рабочее время?
  • Насколько эффективно я использую свое рабочее время?
  • Какую часть своего времени я уделяю решению ключевых задач?
  • Какие резервы есть у меня для повышения результативности?
  • Как выглядит мой рабочий день по сравнению с рабочим днем эффективного сотрудника?
  • Какие задачи мне надо сделать приоритетными, чтобы достичь успеха?

Мы рекомендуем тем, кто хочет быть эффективным, проводить хронометраж раз в полгода.»

И Вы будете знать, чем Вы занимаетесь и на что тратите свое рабочее время.

И далее по тексту, после мотивационного вступления можно написать, куда направлять заполненные шаблоны, на чью почту, как назвать файл, чтобы не потерялся.

Фотография рабочего дня  — скачать бланк и образец

Скачать образец для заполнения и чистый бланк можно тут.  Пишите в комментариях, пригодился ли  шаблон?

Подводя итоги, в очередной раз восхищусь, какой хороший инструмент — хронометраж рабочего времени; образец заполнения, надеюсь, будет и Вам в помощь.

С верой в Ваш успех, Светлана Васенович

svetlana-vasenovich P.S. Прочтите мою бесплатную  инструкцию по развитию собственного бизнеса – Рестайлинг твоего бизнеса.

1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (2 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка...

Комментарии:

Комментарии 1

  • […] В малом бизнесе есть игроки, которые не собирают свою статистику, не ведут аналитическую работу. Особенно это плачевно сказывается на компаниях, где основной деятельностью являются продажи. Низкое значение придают воронке продаж, не знают, как работать с воронкой. В отдельной статье раскрывается эта тема. Или как пример, в больших производственных процессах нет замеров по времени исполнения хронометража. […]

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *