Система KPI – нюансы и ошибки внедрения на чужом опыте

Как система KPI отразится на оплате труда, можно ли совместить интересы сотрудников и бизнеса? Стоит ли тратить деньги, время и нервы на глобальное изменение системы управления? Можно ли избежать грубых ошибок при внедрении новой оплаты труда?

Содержание

• Система KPI на страже обоюдных интересов
• 3 самых важных критерия при внедрении системы мотивации
• Индекс, вес, процент и прочие цифры ключевых показателей
• Кому-то денег сегодня привалило, а кто-то в стороночке нервно курит?
• Ошибки внедрения системы показателей KPI на чужом опыте

Система KPI на страже обоюдных интересов

Руководители часто задаются вопросом, может ли быть полное отсутствие мотивации у работника. Мое твердое убеждение, что нет. Просто руководитель не знает, что является мотивационным моментом для его подчиненного, не умеет грамотно воздействовать или боится обсуждения «острых финансовых вопросов»  один на один.

Предлагаю следовать постулату, что люди – это основное богатство любой компании. А мотивированная команда – это локомотив, движущий к вершинам бизнеса. При бережном отношении к своему коллективу можно добиться колоссальных успехов, даже не имея серьезных финансовых рычагов воздействия.  Даже в небольших компаниях, оплата труда по системе KPI, приносит свои результаты.

Если разобраться, для чего вообще нужны эти коэффициенты эффективности. Дело в том, что человек практически всегда, за малым исключением, идет в сторону наименьшего сопротивления. Особенно, если нет внутренней мотивации, а она бывает далеко не у всех. Предположим, нет внешней мотивации – просто «голый оклад». То человек, со временем, будет производить имитацию бурной деятельности, ну или просто бить баклуши.

Руководители и подчиненные находятся  по разные стороны баррикад. Цель сотрудника, чаще всего, что бы его не трогали. Цель  владельца бизнеса – извлечь прибыль. Мотивация, это связующее звено между собственником и сотрудником. Вот и садятся собственники и консультанты «репу чесать», как сделать получше, да с наименьшими потерями.

Особенности разработки системы kpi

Для того чтобы понять с какой стороны подходить, определим основные цели системы ключевых показателей эффективности:

• Мотивировать команду на выполнение показателей
• Дает ясную картину целей компании
• Повышает прибыльность бизнеса в целом

Особенностью разработки новой мотивационной структуры для маленьких компаний может служить совместное с сотрудниками обсуждение критериев для оплаты. Это поможет избежать саботирования и отторжения этого новшества.  Лидеры продвижения будут чувствовать свою сопричастность, могут донести до своих коллег. Причем, не только пользу, но и подробности рождения самой системы.

Такое доверие, как ни странно дает дополнительно нематериальное стимулирование (подробнее о полном списке инструментов нематериального вознаграждения можно почитать отдельно).

Кроме того, этот «очеловеченный» подход позволяет более мягко перенести глобальную перестройку. Ведь система вознаграждения это целый комплекс изменений:

• Выработка целей для компании (возможно, придется с нуля продумывать миссию и стратегию развития).
• Донесение до сотрудников информации по перестройке.
• Разработка критериев для оценки. Именно на этом этапе важно вовлечение коллектива. Это может быть формат совещаний, или же формат отдельного локального проекта. Возможно, подключить соревновательный момент, при выполнении командами отдельных заданий.

Конечно, должен быть стратегический план по продвижению. Декомпозиция по вехам и по срокам. Лучше всего внедрение системы оплаты труда по kpi вводить постепенно. Полезнее всего провести пилотный проект на каком-то локально маленьком подразделении. Дать определенный срок для получения результатов, не менее 3 месяцев. Лучше всего полгода.

Все это время тщательно собирать не только статистику, но и отклики сотрудников, поведенческий фактор. Далее сделать анализ ситуации, откорректировать и далее распространять на всю организацию.

Для больших организаций особенностью будет приглашение консультанта из консалтинговых компаний. Так как при большом объеме планируемых изменений невозможно обойтись своими силами.

Однако нужно понимать, что система kpi – не монолит. Один раз разработал и всю жизнь внедряешь. Это гибкая система должна все время анализироваться и корректироваться. Так как меняется не только экономическая составляющая бизнес-процесса, но и сотрудники подстраиваются и повышают свой уровень компетенции и работоспособности.

3 самых важных критерия при внедрении системы мотивации

Опытные руководители могут сделать так, чтобы человек сам захотел работать. Для этого должен быть план/факт и вектор развития. Это основные рычаги воздействия.

Рассмотрим самые важные критерии при разработке и внедрении мотивационной системы:

1. При разработке системы надо иметь четкое понимание, как сотрудник может выполнить этот KPI. По крайней мере, должны быть примеры из своей отрасли выполнения требований (не важно, в своей организации или у конкурента).

Статистика говорит, что при внедрении завышенных ожиданий система не работает. А ожидания невысокого уровня могут привести к стагнации компании, она просто перестанет развиваться. И премиальный фонд может не перекрывать прибыль.

2. Важно в теме ключевой эффективности – прозрачность для сотрудников.

При найме необходимо подробно объяснить систему мотивации, и уделить внимание сотруднику, как он может повлиять на свой бонус. Может ли увеличить. И в каких случаях ждать неприятностей.

3. Третьим важным составляющим – сбор отчетности, цифр предварительно для начисления бонусов. Предусмотреть защиту от фрода. Промежуточный контроль сделать управленческой функцией у линейного менеджмента. Чтобы не было так: заработался, не проконтролировал, а получил на выходе печальные результаты.

Возможно, будут интересны статьи по теме:

• Что поможет стать эффективным руководителем
• Как увеличить производительность

При разработке системы kpi необходимо подготовить регламент работы, который должен предусматривать:

• Максимально значение ключевого показателя – предполагаемые шаги
• Минимальный порог – управленческие решения в этом случае

Обычно система KPI складывается из многих параметров. Могут быть варианты критериев

• Выполнение личного плана
• Командная работа на результат (выполнил ли коллектив поставленную задачу)
• Инициативность сотрудника
• Оценка клиентского сервиса

Подробнее можно почитать в статьях расширенные версии:

• Примеры KPI для интернет-бизнеса
• Примеры KPI для офлайн бизнеса

Система показателей эффективности строится исходя из долей (вес, процент), важных для бизнеса. Рассмотрим на примере, как это работает.

Индекс, вес, процент и прочие цифры

Имея в организации систему вознаграждения kpi можно управлять результативностью. Как стратегия – это компас, по которому можно определить курс всего предприятия. Так и отрегулированная система мотивации – это весла, с помощью которых выравнивается движение к результату. (Подробнее, с примерами о стратегии и миссии компаний).

Чем ключевые показатели эффективности отличается от мотивации?

Мотивация – это общая система стимулирования сотрудников. Лучше всего работает гибкая настройка, когда в компании есть материальная часть и нематериальная мотивация.

Ключевой показатель – это единичный критерий качества, который входит в общую систему мотивации.

Конкретика

Материальная часть  рассчитывается исходя из kpi – процент выполнил/не выполнил. Для примера приведу таблицу и математический расчет:

Математическая формула для вычисления весов и индекса: Каждый вес умножается на процент выполнения, а потом суммируются.

(125*0,45=56,25) + (80*0,25=20) + (110*0,2=22)  + (112,5*0,1=11,25)   = 109,5

Есть варианты систем оплаты kpi.

Бывают компании, которые начисляют бонус согласно коэффициенту результативности, имея потолок (в процентах), и нижний ограничитель.

• Выполнил от 100 до 150% – получение % бонуса

Верхняя граница  нужна для стратегического планирования, и показывает, насколько правильно составлен план.

Нижняя граница – также для анализа поставленных целей, и для анализа локального снижения выполнения.

Как правило, если  сотрудник хронически не выполняет нижнюю границу, значит, где-то есть проблема. Либо обучить, либо поменять участками. Первый месяц, в случае инцидента выясняю причину серьезного невыполнения и  наблюдают. Если это происходит во второй месяц, принимают меры, вплоть до ротации.

Есть организации, которые  применяют систему мотивации – исходя из процентов выполнения. Пример, где за каждые 10% сверх плана существует свой увеличивающий коэффициент:

• 100 % выполнения – зарплата + бонус 30%
• 110% выполнения – зарплата + бонус 40%
• 120% выполнения – зарплата + бонус 50%

За этими цифрами стоит личность сотрудника и его желание работать. Как избежать больших разрывов в оплате?

Кому-то денег сегодня привалило, а кто-то в стороночке нервно курит?

Очень важна в системе стимулирования для адекватной мотивации к работе роль непосредственного руководителя. Поэтому нужно проводить работу именно с линейным руководством для понимания, как важно быть промежуточным звеном.

Ведь может случиться такая ситуация: в компании потрачен серьезный бюджет на разработку системы KPI, проведен тестовый период, и запущена в работу. Но в каких-то локальных подразделениях система не показывает того результата, на который рассчитывает руководство.

И пошло-поехало разрастаться, как снежный ком. Кто-то «лопатой гребет» по мнению сотрудников, а кто-то «нервно курит». Для негативных слухов в сфере получения денег достаточно легкого инцидента.

При тщательном анализе становиться ясно – непосредственный руководитель не принимает никакого участия в продвижении и пиаре системы мотивации.

1. Рассказать, как это работает – на входе, в начале внедрения. НЕ просто рассказать, но и закрепить, неоднократно спрашивать, какой твой бонус, от чего завит локальное увеличение твоей зарплаты?
2. Непосредственно перед каждым начисление, когда на руках цифры – садиться с работников и разговаривать. Почему твоя личная мотивация к работе в этом месяце – низкая? Выяснять причины, детально обговаривать каждую составляющею KPI.
3. Давать обратную связь (можно почитать в статье мотивация к работе подробно)

Таким образом, личное обсуждение и обратная связь от линейного руководителя – это  обязательное условие успешного внедрения системы ключевых показателей KPI. Материальная мотивация на этом этапе становиться прозрачной для сотрудников, повышается личная мотивация к выполнению работы в следующем периоде.  Подробнее можно почитать тут.

Ошибки внедрения системы показателей KPI на чужом опыте

Лучше учиться на чужом опыте, ведь так? А в этом серьезном деле  тем более.

1.

Быстрое внедрение. При планировании необходимо объективно отнестись к срокам. Нужно понимать, что сама разработка ключевых показателей может длиться до года. Параллельно в компании происходит целый комплекс подготовительных мер – описание профилей должностей, создание подразделений по обучению, сбор статистики за предыдущие периоды.

Потом – пилотный проект. Ошибкой будет внедрение кампании по изменениям без предварительного тестирования.

2.

Снижение у сотрудников зарплаты. Есть примеры компаний, в которых при внедрении новой оплаты труда, объявляли сотрудникам. Что со следующего квартала будете получать 2/3 от текущей зарплаты, а остальное, в виде бонуса, как заработаете.

Эта провокация уволит некоторое количество сотрудников. Поэтому нужно иметь необходимый бюджет и рассматривать это как долгосрочную инвестицию в развитие своего бизнеса.

3.

Неправильное соотношение бонусной части и оклада. Слишком маленький бонус – не будет мотивировать сотрудников предпринимать усилия для достижения результата. Слишком большой процент бонуса может расцениваться, как репутационный риск при наборе новых сотрудников. То есть малая часть оклада может быть значительно меньше по аналогичной сфере труда по рынку.

4.

Слишком большое количество весов в индикаторе. При внедрении системы ключевых показателей нужно помнить о главном залоге успеха – прозрачность. Сотрудникам должно быть понятен не только расчет формулы, но и меры для достижения положительного результата.

Когда есть много составляющих в матрице мотивации, это может служить, скорее демотиватором. Сотрудник размышляет: «Все равно не смогу достичь этого перечня, ради чего стараться?»

5.

Недостаточный пиар внутри компании. При разработке не продумали систему оповещения о лучших и худших сотрудников. Ведь PR, это формирование общественного мнения в нужном русле. Информация о том, что в компании можно заработать выше, чем всегда получалось. Но для этого нужно сделать определенные шаги.

Молва об отрицательных случаях не должна утаиваться. Наоборот, это служит дополнительным стимулом найти внутренние резервы для результативной работы.

Лучшим примером можно назвать пиар-кампанию: Было плохо – отучился – стало хорошо. Выразить в цифрах дохода. Тогда это заработает.

6.

Неприкосновенный запас. Это люди, которых не коснулась нововведение. В любой организации найдутся звезды или «приближенные к императору», которых ни при каких обстоятельствах нельзя трогать. Все остальные работники будут ходить под «KPI», выполняя изо всех сил поставленный план. А кто-то, невзирая на цели и планы, будет получать прежний неснижаемый остаток.

Конечно, такое разделение на своих и чужих, не создаст благоприятной почвы  для внедрения материальной мотивации. Система должна внедряться на все подразделения и на всех сотрудников без исключения. Отбросьте сомнения по поводу сопроводительных функций – просто нужны свои критерии оценки качества.

7.

Отношение к системе оплаты труда, как к локальным изменениям. Нужно понимать, что это глобальная перестройка всего механизма управления в организации. Нельзя «придумать» мотивационную систему без целеполагания не обойтись. Необходимо четкое понимание цели самому собственнику или владельцу бизнеса.

Кроме постановки целей, внедрение новой системы оплаты труда предусматривает кадровый анализ (работа с компетенциями, профилями должностей), финансовый анализ организации. Перестройка предстоит по управленческим функциям руководителей.   Обучение менеджменту позволит наладить не только процесс постановки целей сотрудникам, но и  контроль за достижением результата.

Возможно, будет интересны статьи по теме:

• Бережливое Производство – рычаг управления бизнесом;
• Инструменты Бережливого Производства;
• Организация Бережливого Производства.

Подводя итоги, можно сказать, что система kpi – это уникальный управленческий инструмент. Конечно, никто не спорит, затратный. Опыт успешного внедрения у множества компаний говорит, что время, нервы и затраченный бюджет отыграется в будущем высокой прибылью. Полагаю, эта статья даст идеи для движения вперед и поможет избежать грубых ошибок при внедрении новой оплаты труда.

С верой в Ваш успех, Светлана Васенович

P.S. На досуге почитайте мою бесплатную  инструкцию по развитию собственного дела – Рестайлинг твоего бизнеса.

P.S.S !!! Для любителей плагиата!!!  Прежде чем копировать материалы с сайта Ген Успеха убедительно прошу прочитать информацию и хорошенько подумать!!! ©