Тайм-менеджмент для руководителя через призму личного опыта

Как оказался мне полезен тайм-менеджмент для руководителя и поможет ли Вам? Когда я начинала работать руководителем, мне очень не хватало времени. Задерживалась на работе до ночи, приходила спозаранку. О каком эффективном управлении командой могла идти речь, если я без конца разгребала завалы?  О каком выполнении плана?  Мечта была – сесть как американском кино, ноги на стол и полениться…

Но пришлось сесть за стол и изучать тайм-менеджмент, пробовать на себе любимой все инструменты, которые попадались на моем пути. В этой статье я расскажу о своем опыте и опишу самые эффективные, на мой взгляд, методы управления временем.

Содержание

• Как не хватает времени? А  тайм-менеджмент для руководителя?
• Мистер Фикс у Вас есть план?
• ТОП-3  инструментов управления времени
• ТОП  1. Сложное в названии – простое в применении. Матрица Эйзенхауэра
• ТОП  2. Как работать меньше, а успевать больше – делегировать
• ТОП  3.  Исключение отвлекающих факторов – необычный лайфхак
• Почему хаос угробит этот мир? Как уменьшить хаос на рабочем месте

Как не хватает времени? А  тайм-менеджмент для руководителя?

Представляете себе такую картинку, что у Вас столько свободного  времени, что Вы уже успели раздать задачи, сверстать план, разработать стратегию для дальнейшего развития. И теперь, как американский босс сидите, кинув ноги на стол.

А пока…

Проходит месяц, другой, и Вы понимаете, что взвалили на свои плечи, все что можно и нельзя. Оказались в жуткой прослойке  – снизу сотрудники, сверху руководители. Вы так называемый средний, или линейный менеджмент? Как руководителю успевать все?

Может, стали им недавно, и просто не знаете что делать. Конечно, Вы понимаете, что нужно что-то менять, а что – не совсем понятно. Давайте попробуем для начала поуправлять своим временем, а потом, время найдется и для управления сотрудниками.

Сначала мне на помощь пришло планирование. Конечно, я и раньше планировала свои дела. Но по-настоящему прочувствовала пользу, когда увеличилась количество задач и ответственность.

Мистер Фикс у Вас есть план?  Самый важный момент в  управлении временем – это планирование

Для чего вообще он нужен этот план, что он дает? Еще одна обязанность или все-таки польза?

Представьте себе рабочую неделю без структуры и  без плана. Дел миллион и маленькая тележка: важные встречи, совещания, сотрудники, контроль выполнения плана. Все в кучу – нервозность до предела, до контроля не доходят руки, на важные переговоры подготовиться некогда.

Когда же есть план – появляется понимание и последовательность, снижается напряженность в работе и в отношениях. Человеческий мозг устроен таким образом, что некая организованность, а в списке именно структура воспринимается, как побуждение к действию.

• Записать быстрее, чем запомнить. Записывая, освобождаете голову для другого, и не бьется в голове мысль «не забыть».
• Написанное пером   – не вырубишь топором. Даже неприятные, но необходимые задачи (бывают же такие), все же решаются. Таким образом, еще плюс – надежность.
• Парадоксально, но происходит  экономия энергии. Не надо тратить энергию на запоминание, а потом на вспоминание.

Составление списков, планов на день, неделю, и даже год  – один из самых легких  инструментов  тайм-менеджмента, реально работает и освобождает мозг от «мусора» и суеты.

Планирование хорошо работает  в любой сфере деятельности: и  дома и на работе. Особенно это важно для руководителей. Потому что, снимая личную напряженность, можно лучше управлять командой, достигать больше целей.

Лучше контролировать того, у кого есть план. Легче записать себе задачу про контроль (особенно, с непривычки, когда руководитель молодой). Как стать эффективным руководителем можно почитать здесь. Много внимания уделять стратегическим вещам, планированию, управлению, важным встреча и переговорам.

Важные советы при планировании

• В начале рабочего дня, не «бросайтесь» с разгону в работу, не хватайтесь сразу за выполнение задач. Уделите 5—10 минут на составление плана. Он поможет Вам увидеть все и сразу. Оценить не только предстоящие встречи и задачи, но и свои возможности.

• Применяйте автоматизацию планирования: Outlook, планеры, приложения. В зависимости от уровня менеджмента и сферы деятельности это могут быть разные «помощники». Для мастера на заводе достаточно написанного от руки плана (списка задач). Для менеджера по работе с клиентами – ежедневник. У директора предприятия – секретарь, с налаженной  системой поручений и контроля.

• Планируйте не более 60% жестких (привязанных ко времени) задач. В некоторых видах деятельности – это 50% и ниже, все остальное трудно привязать к конкретному времени. Но каркас должен быть из жестких задач.

• Больше «воздуха» в плане, больше резервов — выше вероятность его осуществления и простота изменения плана в течение дня. 30-50% оставьте на форс-мажор. Особенно, гибкое планирование при работе с клиентами. Не всегда можно предугадать поведение  клиента и время встреч.

 ТОП-3  инструментов управления времени

Далее приведу примеры самых популярных и используемых инструментов в тайм-менеджменте.

  ТОП 1. Сложное в названии – простое в применении. Матрица Эйзенхауэра

На работе наваливают все больше заданий, Вы  не успеваете закончить с предыдущими? А может,  дома скопилось множество нерешенных задач? Это вполне объяснимо, ведь тайм-менеджменту не учат в школе и в институте. Попробуйте расставить приоритеты с помощью матрицы Эйзенхауэра.

 Сначала мне показался сложным этот инструмент.  Но когда я придумала для себя названия каждой части, ко мне стали приходить учиться руководители из других подразделений. И я знаю,  за что мне нравится матрица – за простоту.

Расчертить лист на 4 части.

А. «Горим”

Первый верхний слева квадрант, назовем его «А», в котором будут дела ВАЖНО и СРОЧНО. Идеально, когда с этой части не будет дел. Это сверхсрочные дела, связанные с форс-мажорами, или здоровьем, или неправильная организация своего времени. Дела важно и срочно решаются сразу же. Обычно, это бывают острые вопросы здоровья, чрезвычайных происшествий, или забытых  дел, у которых подходит срок исполнения. После недельной практики, Вы разгрузите этот сегмент «А».

В. «Только Я»

Второй сегмент – сверху – справа. Назовем его «Только Я» – потому что что это те дела, которые можете выполнить только Вы и никто другой. Это ВАЖНО – НЕ СРОЧНО. Эта самая важная директория, именно с ней предпочтительно работать, так  как эти дела – приносят результаты и приводят к цели.

Как правило, здесь будут конкретные шаги, которые Вы пропишете для достижения чего-либо (со сроками)

С. «Кто кроме меня?»

Третья часть – «С» – это НЕ ВАЖНО но СРОЧНО. Например, для руководителя, подписание однотипной корреспонденции, рутинная работа, малозначащие телефонные звонки. Эти дела, по возможности, делегируем, просим о помощи, делаем попутно. Задайте вопрос:  «Кто может, кроме меня?»

D.  «А надо ли мне это?»

Последний квадрант «D» – НЕ ВАЖНО и НЕ СРОЧНО. Например, получили приглашение на семинар с  изученной вдоль и поперек темой. Задайте себе вопрос: «А надо ли мне это?» Делегируйте подчиненным. В этот блок входят потери времени – ожидание и дела, не ведущие к конкретному результату.

Лайфхак. На первых порах, можно при планировании дел, напротив задач, ставить условные обозначения (1, 2, 4, 4 или А В С D). Главное в этом деле  – практика.

Кстати, есть еще один инструмент, который может сэкономить кучу времени для руководителя – интеллект-карты.

ТОП  2. Как работать меньше, а успевать больше – делегировать

Сначала и я не понимала, что делегирование  – это фактор экономии времени руководителя. Самая большая ошибка состоит в том, что  менеджер думает, что он сам сделает работу за полчаса. О других типичных ошибках руководителей можно почитать здесь (с рекомендациями по исправлению).

А объяснить сотруднику полчаса, полчаса тратить на проверку и контроль, и еще полчаса переделывать. Итого: 1,5 часа. А на самом деле получается порочный круг. Так лучше САМ – всего лишь 30 минут, чем «вдалбливать» – в 3 раза больше.

Но это так только кажется. А если задача каждодневная? 30 минут на 22 рабочих дня  – 11 часов. А сотрудник со второго раза (за 3 часа) все поймет и будет выполнять. Как научиться делегировать – читайте в отдельной вкладке.

Делегировать— это не значит использовать кого-то в качестве посыльного или время от времени позволять кому-то выполнять небольшие отдельные поручения. Делегирование позволяет своевременно и качественно выполнять поставленные задачи в необходимом объеме. Эффективно и с оптимальным использованием имеющихся человеческих ресурсов.

Полезное по теме: бизнес-литература для руководителя тут, ТОП-книг для бизнеса здесь.

ТОП 3.  Исключение отвлекающих факторов – необычный лайфхак

Это самый неочевидный инструмент управления временем, но самый легкий в исполнении.  Сначала коллеги смеялись на до мной, но когда я стала больше успевать…

Поэтапность и исключение отвлекающих моментов. Просто делайте все по порядку, не скачите «зигзагом, как зайцы». Почему это важно? Вы, наверное, замечали, сосредоточиться быстро не всегда получается, особенно если дело сложное, требующего 100% вовлечения.

Сначала идет подготовка, раскачка, а потом сама суть. А если перепрыгивать с дела на дело, то подготовка удлинится во много раз, появляется раздраженность. И только «завелся» и работа пошла, как кто-то отвлекает. Кидают задачу по важнее, или что-то вспомнилось, что вчера упустила вот это, или возник какой-то вопрос, сразу не отрываясь, зашла в интернет. Кстати, это было определено опытным путем. Делали хронометраж (подробнее, как сделать самому) у руководителя. Когда стали анализировать, картинка маслом и получилась.

Лайфхак

А вот тут можно применить простой лайфхак. Знак для окружающих: шеф занят! Знак для коллеги или домашних, во время срочных дел меня не  беспокоить. Например, знаком будет красная тетрадь или любой яркий предмет на столе. Редкая практика, но действенная.

Например, у моего клиента – знак – это яблоко на столе. Договорился с коллегами – не отвлекать, если на столе лежит яблоко. Сотрудники заглядывают в кабинет, увидели яблоко и  не беспокоят. Красота! Экономия энергии – колоссальная. Не надо переключаться, если делаешь важное дело или занятие, требующее сильной концентрации.

Только не надо злоупотреблять:)

А если сложная или длительная задача, то можно разбить на составляющие. То есть сделать логические перерывы, и работать до окончания этой составляющей. Конечно, не всегда, в жестких реалиях мультизадачности каждого руководителя, можно дело сделать с первого раза от начала до конца, но практиковаться стоит.

Есть еще один отвлекающий фактор, с которым надо бороться. Это смартфон, социальные сети.  При выполнении важного задания, с большими энергозатратами, лучше выключить все источники, Wi-Fi, интернет, телефон, потому что продуктивность вырастает многократно.

Как компенсацию за моральные неудобства, чтобы наверстать упущенное по электронной почте, можно позже перезвонить. Выделите себе время поговорить с коллегами и пообщайтесь в социальных сетях.  Но после завершения сверхзадачи.

Приучите сотрудников приходить с блоками вопросов.  Бывают сотрудники, которые приходят по мельчайшим вопросам, по сто раз на день, они уточняют, подстраховываются. Кстати они часто, делают все равно не правильно.  Таких сотрудников нужно приучать собирать однородные вопросы по блокам, максимально подробно и сразу.

И еще – полезный совет, который ограничит количество «пустых» ходоков – готовить предварительные варианты ответов на свои вопросы и обоснования на свои просьбы.

Классика жанра, инициатива наказуема. А если серьезно – это сокращает потерю времени и руководителю и сотруднику, и заставляет сотрудника думать.

Ну и конечно, если бизнес-процессы автоматизированы, то это облегчает работу и сотруднику и руководителю.

Почему хаос угробит этот мир? Как уменьшить хаос на рабочем месте

Замечали, сколько времени при захламленности рабочего стола требуется найти нужный документ? А настроение то портится…

Чтобы этого не произошло,

1. Расчистите свой рабочий стол
2. Рассортируйте свою электронную почту
3. Разберите свой рабочий стол на компьютере (для продвинутых руководителей) – разберите папки на компьютере

Понимаете, что без силы воли и дисциплины будет тяжело?! Как развить силу воли можно почитать отдельно. 

При работе с электронной почтой, настройте подпись, используйте шаблоны для ответов. Автоматическую сортировку почты (по адресатам отправителей, по темам), настройте фильтры. Синхронизацию устройств с гаджетами. Например, при нахождении в пути (если доставляет на работу водитель), можно разбирать почту.

Приучите всех сотрудников в обязательном порядке писать тему письма. Так как это будет экономить время при разборе почты. 

Эти мелкие на первый взгляд, принципы, на самом деле, экономят массу времени. Особенно это важно, когда руководитель молодой, неопытный. Возможно, будет интересна статья про ошибки молодых управленцев – как предусмотреть или исправить. 

Можно взять на вооружение принцип организации рабочего места – 5 S (Сортировка, стандартизация, совершенствование, соблюдение порядка, содержание в чистоте). Мне кажется самым полезным из этих С – сортировка. То, что  часто требуется  – на столе, то, чем редко пользуетесь – в столе, то, чем не пользуетесь – в корзине для мусора. А еще одним инструментом для сокращения “временных завалов” служит автоматизация бизнеса – системы CRM.

Кстати, есть подборки бизнес-книг со скидкой 10% по темам: “самые лучшие книги по бизнесу”, “Бережливое Производство”, “руководителям”.

Уверена, у Вас обязательно получится тайм-менеджмент для руководителя. Берите любой из предложенных способов и пробуйте, один за другим, пока не подберете для себя действенный и рабочий инструмент. Управляйте временем, дирижируйте, успевайте.

Если у Вас есть свои способы управления временем – пишите в комментариях, делитесь своим опытом, ставьте лайк, присоединяйтесь к нам  в социальных сетях.

Возникшие вопросы присылайте сюда:   личные сообщения ВК.

P.S. А те, кто хочет утроить мощность своего бизнеса:  скачайте мою бесплатную книгу – Рестайлинг твоего бизнеса

С верой в Ваш успех, Светлана Васенович