Картирование процессов в бережливом производстве глазами практика

Расскажу, что такое картирование процессов в Бережливом Производстве, как эксперт по оптимизации процессов. Много лет занималась этим направлением в крупнейшей российской компании, позже вела тренинги по внедрению Лин-технологий.

Содержание

• Карта бизнес процесса
• Картирование процессов в Бережливом Производстве
• Карта потока создания ценности
• Пример карты потока создания ценности
• Как построить VSM правильно, без ошибок

В этой статье будет раскрыта максимально полная  информация по созданию карт процессов с примерами из практической деятельности. Ориентируюсь на применение в практике, поэтому никаких сокращений типа КСПЦ или подобных не будет. Но это не значит, что будет перекроена методология Бережливого Производства (о самой системе – здесь). Отнюдь, просто адаптирована на простой понятный язык.

В статье будут примеры, а также  виды карт, где и  какую схему лучше составить, какими программами пользоваться.

Карта бизнес процесса

Карта процесса – графическое представление потока процесса с определением этапов процесса, входных и выходных данных процесса. Где процесс  это совокупность последовательных действий, необходимых    для достижения какого – либо результата.

Различают 3 вида карт в работе по оптимизации процессов:

1. VSM – карта создания потока ценности
2. MIFA – карта процесса по ролям (кросс-функциональная схема)
3. Диаграмма Спагетти – карта работы с пространством

Рассмотрим краткие характеристики в таблице:

Их необходимо понимать для принятия решения, как картировать процесс. Чтобы получить наивысшие результаты по сокращению потерь и получению экономического эффекта.

Подробно про методику Спагетти можно почитать в отдельной статье.

Что же выбрать:  MIFA или VSM?

MIFA – это кросс-функциональная “дорожная карта”. Схема отображает не только последовательность действий, но и роли, задействованные в бизнес-процессе.

Составление карты MIFA бывает полезна, когда бизнес или процесс «раскидан» по территориям» или имеет большое количество участников, независимых друг от друга.

Сразу оговорюсь, независимость друг от друга, только в последовательности выполнения этапов. А на самом деле, если в одном месте произошел сбой, то страдает весь цикл.

Карта VSM полезна, когда надо сократить время процесса, издержки, уменьшить потери. Это наглядное отображение «провалов» и возвратов.

Разработка MIFA часто используется в многомерных проектах. В деятельности управления проектами, при оптимизации часто используется 2 или 3 вида карт процесса. Что позволяет наиболее полно получить наглядное отображение (или визуализировать) весь бизнес-процесс. Как определить, что такое бизнес-процесс – описано тут.

Любое картирование состоит из всех этапов от заявки до получения клиентом услуги или товара. Ведь так, по линеечке, можно расписать любой процесс.  Даже самые длительные, которые занимают много времени, имеют большое количество участников.

Можно составить карту единичного этапа, а не всю карту потока. Поток – это весь многозвеньевый цикл от заявки потребители до закрытия потребности.

В этом первоначальном вопросе важно понимание, что карта процесса (или картирование) – это выстраивание по потоку совершения действий, по последовательности. С обязательным указанием возможных  возвратов, ошибок, недоделок, исправлений, брака и информационных потоков.

Рассматривая с точки зрения методики DMAIC (об этом можно почитать отдельно), картирования происходит на этапе измерения. Применяют при оптимизации процессов, внедряя Бережливое Производство или Производственную Программу.

Практическая польза:

• Понимание исходного состояния процесса;
• Отправная точка для улучшений;

Карта процесса бывает «До» и «После». Называется карта текущего состояния и карта будущего состояния.

Преимущества готовой карты бизнес-процесса:

• Процесс без потерь;
• Анализ занимает ограниченное время, который легко поддается статистике;
• Внедрение при масштабировании бизнеса;
• Понимание сотрудниками своих ролей;
• Использование как карты маршрута или дорожной карты в стандартах компании.

Дальше хочу показать, что картирование процессов в бережливом производстве, это не так уж и трудноосуществимо.

Картирование процессов в Бережливом Производстве

Картирование является одним из основных инструментов Бережливого Производства (почитать обо всех можно тут). Преимущества карты дают наглядное отображение всего процесса в целом.

Визуальное представление может помочь уже на первом этапе составления сгенерировать идеи для улучшения.  По крайней мере, так было каждый раз, на моих тренингах по ЛИН-технологиям и Бережливому Производству. Участники находили резервы, просто глядя на карты MIFA или VSM.

Картирование  процессов позволяет выявить потери. Определить  этап, который  содержит ошибки.  Отделить   и визуализировать «узкие» места возврата, брака или доработок.

Не углубляясь в тему Бережливого Производства (Про азы Бережливого Производства можно почитать отдельно) , хотелось бы остановиться на  понятии карты VSM.

Карта потока создания ценности

VSM – Value Stream Mapping. В переводе  так и читается «карта потока создания ценности».

Почему называют карта потока создания ценности? Буквально, по словам – «потока» – потому что процесс раскладывается пор «полочкам», по этапам. Вырисовывается одна нить, воображаемый поток, от начала процесса до конца.

Почему «Создания ценности»?

В Бережливом Производстве есть понятие, что каждый процесс должен  приносить ценность либо бизнесу, либо клиенту. Все остальное потери (подробнее обо всех видах потерь можно почитать тут).

Рассмотрим на простом примере, что значит принести ценность клиенту.

Например. Бизнес процесс – продажа автомобиля.

Отправная точка – клиент пришел в автосалон присмотреть себе авто. У него уже есть потребность. В данном контексте мы не говорим о процессе продажи (очень много статей есть на эту тему в рубрике Управление продажами).

Клиент пришел уже с деньгами, выбрал автомобиль и совершает покупку.

То есть по сути – 3 этапа:

Оплата, договор, в последнее время, появилась возможность оформления страховки на месте.  Получение ключей – сел и поехал (если машина в наличие в автосалоне). Гарантийное обслуживание.

Часто встречается ситуация, когда покупатель выбрал модель, а ее надо ждать с конвейера.

Именно это ожидание не входит в ценность покупателя. Чем быстрее он получит машину, тем лучше. И задача бизнеса сокращать это время ожидания, не приносящее пользу клиенту.

Или еще один пример навеяло. Автовладельцы, которые регистрировали свои машины в МРЭО в начале 2000, возможно, помнят,   что нужно было приходить к 5 утра, занимать очередь, и если повезет, процедура регистрации до вечера завершится. Если не повезет, то придется повторить мытарства на второй день.

Сегодня ситуация кардинально изменилась, можно совершить процедуру регистрации за 40 минут. Ценность для клиента – это возможность сделать быстро, без потерь и нервотрепки.

Понятно дело, это упрощенная схема, чтобы было понятно, то такое бизнес-процесс и карта процесса и какие результаты можно получить при правильном использовании.

Пример карты потока создания ценности

Если  картирование процессов в Бережливом Производстве получается хорошо, то можно почерпнуть пользу от этой методики и применить в любом бизнесе. Мечта, чтобы собственники бизнеса использовали отдельные инструменты ЛИН-технологий у себя для управления своим бизнес потоком. Именно поэтому я, на страницах блога, раскрываю только практическую суть многих техник и методик менеджмента.

И в этой части будет упор на практическое применение. Считаю, что карту процессов можно создать абсолютно в любой области. (Читайте подробнее в бесплатной книге пример использования при оптимизации совсем маленького бизнеса – активная ссылка в самом низу).

Пример

Итак, пример сбора отчетности по продажам в отделе N есть проблема:

Процесс подготовки и сбора отчетности в N ского отделения, в среднем составлял от 60 до 80 минут:

Долгий, многошаговый, ежедневный   процесс сбора данных по продажам сотрудников отдела. Ручная обработка данных, что влекло за собой  риск неточной информации. Руководителям приходилось напоминать,  уточнять в устной форме, по телефону о продажах. Сотрудники писали данные за день на черновиках, вечером подсчитывали.  Данные предоставлялись сначала руководителю, потом руководитель консолидировал и отправлял в Главное.

Описание процесса на детальном уровне – пример карты потока создания ценности. На фото представлена карта текущего состояния, или для облегчения восприятия её называют – карта VSM «ДО»

Составили карту процесса по шагам, с уточнением времени по каждому этапу.

Были внесён ряд предложений, который позволил  сократить  не рационально использованное время  руководителей и сотрудников отдела.

• Для руководителей – возможность перераспределения высвобожденного времени на наставничество, контроль, обратную связь;
• Для сотрудников – перераспределение времени на продажи, холодные звонки;

После проведенной оптимизации была построена карта обновленного процесса.

Ниже представлена карта будущего состояния, иногда её называют – карта VSM «ПОСЛЕ».

На схемах наглядно видно улучшение по многим параметрам:

• Снижение времени процесса;
• Уменьшение этапов процесса;
• Исчезновение ошибок, а значит, и потри времени на переработку и исправление.

Когда рабочая группа внедряла этот проект, еще не было CRM. На сегодняшний момент автоматизированные помощники хорошо помогают бизнесу экономить время.

На эту тему написаны статьи:

• Как система CRM для малого бизнеса повышает продажи?
• Почему автоматизация бизнес процессов это драйвер роста?

Таким же образом, ориентируясь на этот простой пример, можно построить карту потока создания ценности клиенту в любой сфере. На производстве, в медицине, в малом бизнесе в области предоставления услуг, в офисе и сфере образования.

Далее опишу тонкости картирования любого процесса.

Как построить  VSM правильно, без ошибок

VSM- наиболее часто встречающаяся схема зарисовки этапов, поэтому будем разбирать именно карту создания потока ценности. Здесь особенно важную роль играет время совершения каждого этапа.

Удобнее строить в 2 шага. Сначала прорисовывается весь цикл от А до Я. Затем, по каждому этапу отмечается время.

Важная рекомендация:

Время должно быть в едином измерении. Есть проекты мерой с  исчисления днями, а есть с секундами. Надо идти от сферы деятельности и усреднять меру измерения, приводить в единый коэффициент.  Это облегчит работу и дальнейшие  расчеты экономического эффекта, и общих результатов по сокращению издержек.

Практические наработки

Для грамотной работы над процессом, в рамках ведения проекта по оптимизации затрат и уменьшения потерь, собирается рабочая группа.

Состав рабочей группы имеет важное значение. В нем обязательно должны быть 70% экспертов по процессу, то есть сами участники. Но с разных этапов. Руководитель, который может в рамках своих полномочий, принять решения. И пару человек из других подразделений.

Приглашение сторонних людей объясняется просто. Нужен «незамыленный взгляд», непривычные вопросы, ломка привычных стереотипов поведения в производственном цикле. Так, подобранная группа, обеспечит максимальный эффект при разработке нового состояния бизнес-процесса.

Принципы построения:

1 этап

Сбор рабочей группы над проектом очно составляет, как мозаику, из бумажных стикеров, последовательность шагов. Совет. Использовать разноцветные стикеры, для определения функций разных людей.

В процессе нанесения потока ценности на доску или просто на стену, позиции могут меняться. Добавляться какие-то новые детали, которые «всплыли» при обсуждении. Модератор обязательно уточняет, можно ли еще детализировать данные вехи?

Чем мельче детальный анализ, тем больше вероятность того, что «всплывут» потери.

Особое внимание уделяется промежуткам между фактической деятельностью – ожиданием. Обязательно необходимо помечать эти пустые переходы от одного звена к другому.

1. Напишите на карте название рассматриваемого процесса;
2. Определите, какое действие является началом. Обозначьте его на схеме в левой части карты;
3. Определите, какое действие является окончанием. Обозначьте его на карте процесса в правой части карты;
4. Между концом и началом процесса поместите информацию об основных этапах, указав кто и что делает;
5. Нанесите на карту информационные потоки (Что? Когда? Где? Как?), используя условные обозначения;
6. Добавьте поток работы (документов), используя условные обозначения;
7. Добавьте информацию о возникающем незавершенном производстве;
8. Нанесите на карту информацию о повторной обработке: Когда? Откуда и куда? Как часто?

2 этап

Под готовой картой потока  проставляется время в едином измерении. Скажем, минуты. Важная рекомендация – не пропускать ни единого просвета между этапами. Вопрос, который необходимо держать в голове: «Сколько времени между этими звеньями цикла?»   Отмечать на доске  условным обозначением.

9. Проведите хронометраж каждого этапа процесса и нанесите временную шкалу и значения на карту (Про хронометраж можно почитать отдельно);
10. Подсчитайте общее время цикла и время простоя и сопоставьте с длительностью цикла;
11. Рассчитайте эффективность процесса;

Длительность процесса – общее время процесса от первоначального этапа до полного завершения процесса

Производительное время – время, в течение которого реально происходит работа

Время простоя – время, в течение которого над документом/продуктом не производится работа.

Далее вся карта создания потока ценности переносится в программу. Мне удобнее было работать в visio. Если не установлена, то можно в программе XMind, или даже в Microsoft PowerPoint  – блок схемами. Последнее время появился удобный  сервис Miro.

Резюме:

Идеальная схема оптимизированного процесса может служить стандартом для часто повторяющихся процессов в производстве, или любой компании. Так называемой дорожной картой процесса. Которая поможет следовать одним и тем же требованиям, и новичкам и опытным сотрудникам.

Однако нужно понимать, что мероприятия по оптимизации процессов не ограничиваются одним картированием. Комплексное улучшение по внедрению системы 5 S (почитать в отдельной статье), тонкая настройка по мотивации, и конечно Гемба  и Кайдзен.

Моя миссия донести, что картирование процессов в бережливом производстве это не так уж и трудно, выполнена. Ведь польза применения этого инструмента огромна и окупается многократной прибылью.

С верой в Ваш успех, Светлана Васенович ©

P.S. Возможно, будет интересно  ознакомиться с  бесплатным  алгоритмом по управлению своим делом – Рестайлинг твоего бизнеса.

P.S.S.  !!! Для любителей плагиата!!!  Прежде чем копировать материалы с сайта Ген Успеха убедительно прошу прочитать информацию и хорошенько подумать!!! ©