Как понять, автоматизация бизнес процессов это нужная перестройка для бизнеса или лучше все делать медленно, но верно? Действительно, такие вопросы встают перед молодыми собственниками бизнеса, которые еще не шагнули за черту неизвестности.
В этой статье рассмотрим для чего же автоматизировать малый бизнес, какие лучше системы выбрать и почему же автоматизация – это драйвер роста.
Содержание
Автоматизация бизнес процессов это драйвер роста
Этапы внедрения автоматизации бизнеса
Узконаправленная система для совсем малого бизнеса
Функций много – польза одна – автоматизация
Почему ручной труд дороже?
Автоматизация бизнес-процессов в компании это внедрение современных технологий в бизнес, замена ручного или односложного, повторяющегося труда на использование информационных решений.
К сожалению, работать ножками-ручками не всегда лучший и надежный способ. Когда есть большая цепочка бизнес-процесса, повышается риск совершения ошибок – «забыл», «не успел», «завтра сделаю». Есть случаи, когда переделки или ошибки сотрудников влетали в «копеечку»: либо выгодного клиента упустят, либо санкции с налоговыми органами.
Второй минус неавтоматизированного бизнес-процесса – огромные потери времени. Чтобы оживить картинку, для примера, история 2000 годов. Была ИП, и мне приходилось отчитываться в налоговой 4 раза в год. Встать в 5 утра, занять очередь, и пройдешь часам к 12. Не сразу, пять раз переделать, тысячу поклонов работникам МИФНС (так они еще назывались). Хорошо, если декларацию сдашь к вечеру – это счастье. Иногда, так быстро не получалось.
Альтернатива
Другое дело сегодня. Выбрал нужную программу сидя за компьютером, в шаблон данные вставил, оп-ля кнопочку нажал – красота. Вот автоматизация процессов бизнеса это и есть перевод ручного труда в автоматический режим. Если посчитать даже на этом примере – 8 рабочих часов и личных 3, напротив максимум 1 часа.
Человек проигрывает, потому что все делает последовательно, шаг за шагом, программы же могут одновременно обрабатывать большие потоки информации, выполнять несколько функций одновременно. Работать с большими массивами данных – контакты, отчеты, переписка. Никакая таблица excel, пусть даже с макросами, не сравнится.
Для примера – есть компания, штат 8 человек. Руководитель, бухгалтер, администратор, 5 менеджеров по продажам. Даже в маленькой компании возникают вопросы – как контролировать работу администратора и менеджеров по продажам, как уменьшить время «хождения» по банкам и налоговым бухгалтеру?
Все бремя ложится на руководителя. Вот и получается, что управление рутинными процессами занимает 90% времени, вместо того, чтобы развивать бизнес. Так ведь, кроме потерь времени, возникновения ошибок, могут возникать риски и финансовых потерь.
Может, Вам будет интересно по теме: как быть успешным руководителем, тайм-менеджмент для работы. (Статьи откроются в новых вкладках)
Вот и получается, что привычный, ручной труд может вылиться собственнику бизнеса в определенную сумму.
Автоматизация бизнес процессов это драйвер роста
Не лучше ли принять решение автоматизировать свой бизнес. Ведь, даже заплатив за системы автоматизации, эта сумма может быть меньшей, нежели потери от простоев, перекуров, ошибок и забывчивости.
Чтобы избежать стагнации, когда бизнес «ни туда, ни сюда», можно автоматизировать работу, начиная с простейших функций. Календарь Google, Outlook, TimeTracker позволяют организовывать и контролировать работу. Есть множество бесплатных программ, планеров, которые экономят время руководителя.
Это начало автоматизации бизнеса. Далее нужно определиться и понять:
- Цель автоматизации
- «Места» потерь
- Очередность внедрения
- Какой функционал надо автоматизировать
Выделяют 2 типа:
- Автоматизация основных процессов бизнеса – основная работа с клиентами, продажи, сопровождение, управление качеством, маркетинг.
- Автоматизация процессов сопровождения – кадры, бухгалтерия, юристы.
Все зависит от сферы деятельности, размера и бюджета компании.
Цель при внедрении автоматизации – одна – увеличение прибыли в компании. Есть программные комплексы, CRM, например, которые напрямую влияют на увеличение прибыли. Есть системы автоматизации бизнес процессов, которые призваны экономить время, уменьшать затраты и потери, что тоже, в конечном итоге приведет к увеличению общего дохода.
Когда полезно?
Необходимость автоматизировать бизнес возникает при:
- Масштабирование бизнеса. Контролировать в одной точке «вручную» можно. Так как, хочешь, не хочешь, место очного присутствия – одно. Когда точек много – физически не хватает ресурса, возникает риск утерять контроль над сотрудниками и бизнес-процессом.
- Если бизнес территориально разбросан. Автоматизирование позволяет дистанционно управлять множеством направлений, начиная, с самого важного, продаж, и заключая делопроизводством, кадровым, юридическим, бухгалтерским сопровождением. Эта информационная нить связывает компанию в одно крепкое целое, с серьезным управлением.
- Бизнес «замирает», ни вперед, ни назад. Делается все по максимуму, но возникает финансовый потолок, да и потолок человеческого ресурса. Даже самый организованный ручной труд, без сбоев и форс-мажоров, имеет свои максимальные временные границы.
- Собственники бизнеса понимают, что пора перейти на новую ступень развития.
По мнению экспертов, автоматизация бизнеса:
- Увеличивает эффективность бизнеса от 40%,
- Экономит время руководителя от 70%
Цифры говорят сами за себя – автоматизация процессов бизнеса организации это драйвер роста.
Еще больше полезной информации можно почерпнуть из книг по бизнесу, подборка лучших в отдельной статье.
Этапы внедрения автоматизации бизнеса
Внедряется в 3 этапа:
1 этап
Подготовка. Определение цели. Какие задачи, какой функционал надо оптимизировать. Нужно понимать, что на этом этапе нужно быть готовым к выделению ресурсов. Это целая фундаментальная перекройка всей деятельности.
На этом, самом главном этапе, плотно сотрудничают и собственник бизнеса и подрядчик. Вовлечение сотрудников, как непосредственных участников, в описание бизнес-процесса, от входа до выхода. Можно начинать постепенно, с одного бизнес-процесса.
Каждая рутинная работа имеет свои особенности, при ручной обработке влияют человеческие характеристики. Важно на этапе подготовки выявить разные сценарии выполнения одной и той же операции. Анализируются регламенты, должностные инструкции. Каждый бизнес-процесс «вычищается» и приводиться к автоматизации.
По протяженности внедрения – это самый длительный и сложный этап.
2 этап
Непосредственно внедрение. Пилотный (пробный) запуск. Чрезвычайно важна техническая поддержка у выбранной Вами компании-подрядчика. Самый сложный период с точки зрения адаптации сотрудников – обучение, первые две недели самостоятельной работы с новым программным обеспечением.
Совет. На данном этапе основная нагрузка ложиться на персонал. Чтобы минимизировать риски возникновения конфликтов, лучше заранее продумать систему мотивации. Причем, можно обыграть нематериальной составляющей, и с привязкой к повышению бонусной части после внедрения.
Статьи по теме: KPI мотивация – примеры, как рассчитать; как замотивировать сотрудников без денег.
3 этап
Сопровождение программы. Чтобы понять пользу от трансформации, необходимо уделять внимание статистике. Улучшать и совершенствовать критерии, добавлять функции к автоматизации. Процесс совершенствования – бесконечен, главное, сделать первый шаг.
Чтобы минимизировать затраты при автоматизации бизнеса, можно большую подготовительную часть сделать самому – проанализировать и пройти по этапам и по ролям. Подробнее можно почитать в статье – описание бизнес-процессов на примерах. До внедрения систем автоматизации посмотрите на свой бизнес-процесс под новым углом.
Далее, когда получиться полная картина с пониманием тонких мест, можно приступить к первичной оптимизации без IT-составляющей. Как это сделать по шагам, освящено в отдельной статье – оптимизация для малого бизнеса.
В этой статье рассмотрим для выбора две системы, с помощью которых можно автоматизировать бизнес. Рассматриваю с точки зрения удобства и внедрения для малого бизнеса, да и с финансовой позиции. Понятно, что, например, SAP, для крупного бизнеса, решает многомерные и многофункциональные задачи, но дорогое удовольствие.
Узконаправленная система для совсем малого бизнеса
Если бизнес совсем маленький – и нужна система для оптимизации бухучета, то, возможно, подойдет онлайн-сервис Мое дело.
Остановилась на этой компании, потому что подходит для ИП и ООО на упрощенной системе налогообложения. Одна из причин этого выбора – отличная поддержка и забота о клиентах. Представьте себе, есть список необходимых документов для оформления ООО в бесплатном доступе, можно заполнить и распечатать, сразу, так сказать, не отходя от кассы.
Программа создана для самостоятельного ведения учета. В начале самостоятельной работы возникает вопрос о качественном персонале. Хороший бухгалтер на начальном этапе неподъемная роскошь собственникам. Потом, не все бизнесмены владеют бухгалтерскими азами, самому разобраться с нормативными документами – долго и сложно. Даже если в компании работает только 2-3 человека, то система налогообложения занимает столько же ручного труда, сколько и организация численностью в 10 раз больше.
По стоимости программа выгоднее, чем оплата услуг бухгалтера. Кроме типичных функций электронной подписи, бухгалтерского, налогового и кадрового учета, есть функция управление складом. Сервис славится бесплатными консультациями профессионалов разных областей.
Чтобы с непривычки не пропустить даты отчетов, в программе есть налоговый календарь, с напоминанием о предстоящем событии. Более 10 тысяч документов, бланков и договоров для разных сфер деятельности.
Для того чтобы держать свои финансовые дела в порядке достаточно пару часов в неделю, так как большинство расчетов автоматизировано и есть защита от ошибок. Что не сравнится с очным походом в налоговую инспекцию 🙂
Дружелюбный интерфейс, понятная навигация позволяют быстро вникнуть даже далеким от документооборота людям. Еще одна полезная возможность без подключения эквайринга выставить счет на оплату банковской картой.
Пробуйте, есть возможность бесплатного тестового периода. Минус сервису – оплата предполагается только за год.
Функций много – польза одна – автоматизация
Возможно, кому-то покажется, что в первой программе мало функций, то подобрала сервис, который позволяет в одной программе решить множество вопросов для различного бизнеса.
Если сфера деятельности – ООО с множеством функций, но Вы относитесь к малому бизнесу по обороту и количеству сотрудников, то можно порекомендовать СКБ контур. В этой системе расширенные функции и автоматизировать можно работу на многих участках: кадровую, кассовую работу и даже с контрагентами.
Если есть желание все объединить и пользоваться одним сервисом, то СКБ контур предоставляет возможность электронного бухучета – налоги, отчеты в Росстат, ФСС, ПФР и ИФНС.
Плюсы:
- Работая в одной программе, можно автоматизировать разные функции и различные бизнес-процессы.
- Экономия времени руководителя и многих других ролей.
- Возможность совместного доступа и дополнительного контроля за деятельностью всей компанией.
Удобна для тех бухгалтеров¸ которые ведут много организаций, особенно в конце отчетного периода. Быстрая функция сдачи отчетности заменяет поход в налоговую с ожиданием даже по электронной очереди. Есть удобная функция – при сдаче отчета виден статус «принято» или «на проверке». Всё можно распечатать, не надо выходить из программы и сохранять «по старинке».
Можно, например, загрузить отчет из 1С-бухгалтерии, из ПУ5 и ПУ6, или налогоплательщика. Если не хватает «родных» шаблонов системы, можно создать свой макет. Хотя готовых шаблонов там очень много, под разные сферы деятельности.
Есть возможность сделать напоминание о предстоящей дате сдачи отчета, что весьма полезно на первых порах работы бухгалтером, когда не все отработанно до автоматизма.
Нормативные документы меняются по разным направлениям, чтобы проследить за обновлениями, нужно много усилий. Ведь незнание законов, не освобождает от ответственности. И халатность может привести к штрафным санкциям. В СКБ.Контуре все шаблоны обновляются своевременно, в рамках действующей нормативной базы и последних изменений законодательства.
Служба поддержи отзывчивая – помогают в установке, и с генерации ключей, и смену электронной подписи делают быстро, что в режиме работы нон-стоп очень важно. Отдельное спасибо разработчикам – за автоматическое сохранение введенной информации, не страшны ни перебои с электричеством, ни другие ЧП.
Первичная настройка достаточно легка, простой понятный интерфейс, занимает немного времени знакомство с программой.
Минусы:
Нужно сохранять архивы, потому что при окончании лицензии доступа к квитанциям и декларациям без продления уже не будет.
Есть важная составляющая бизнеса – продажи. Автоматизация продаж настолько обширная тема, что ей посвящены целых 2 отдельных статьи:
Подводя итоги
Главным посылом данной статьи – считаю малый бизнес тоже надо автоматизировать, уходить от ручного труда и лишних затрат времени на контроль. Какую систему выбрать можете решить только Вы.
Для Вашего удобства описаны только 2 компании, так как ориентация на малый бизнес, небольшие процессы и ограниченный бюджет.
У каждой из них есть преимущество. Контур – многофункциональность, а Мое дело отличается наличием складского учета и отзывчивой поддержкой, в том числе, возможностью получить консультацию бухгалтера.
Поэтому, что автоматизация бизнес процессов это будет значить для Вас, можно узнать, только тестируя разные сервисы бесплатно и выбирая лучший. А уже затем выбрать осознанно под свои предпочтения. Желаю восхититься скоростью и безошибочностью Вашей команды после внедрения автоматизации.
Поделитесь комментариями, если у Вас есть опыт автоматизации своего бизнеса? Что далось легко, а что не очень:)
При возникновении вопросов, можно написать в мне Вконтакт.
P.S. Для собственников бизнеса, и для тех, кто хочет утроить мощность своего бизнеса: скачайте мою бесплатную книгу – Рестайлинг твоего бизнеса
С верой в Ваш успех,
Светлана Васенович
P.S.S !!! Для любителей плагиата!!! Прежде чем копировать материалы с сайта Ген Успеха убедительно прошу прочитать информацию и хорошенько подумать!!! ©
